quinta-feira, 24 de novembro de 2011

Desenvolver ações que possam garantir um amplo resultado

Quando menciono que um evento compõe um conjunto de atividades, quero dizer o quanto este acontecimento necessita estar inserido num amplo planejamento organizacional, não é algo isolado. Qual é a ideia do empreendedor? Não é aumentar ou recuperar o conceito da organização junto ao público de seu interesse? Pois pode funcionar também como instrumento integrador dentro de uma empresa.
Para muitos o conceito de evento é simplesmente a divulgação de uma organização, algo que chame atenção e que junte uma quantidade considerável de pessoas.
Mas para o Relações Públicas não é somente isso, a proposta de realizar um evento promocional (comerciais) ou institucional faz-se necessário um planejamento para traçar um objetivo para aquele evento.
Por isso juntei aqui algumas ações para apresentar e demonstrar como gosto de trabalhar:
·     Reunião de planejamento estratégico do evento; assegurar um grupo de pessoas que ficará responsável pelo seu desenvolvimento; comunicar as autoridades (por ex. policia de trânsito caso organize uma marcha) e providenciar um grupo de pessoas antes do evento e depois para preparar e limpar todo o local.
·     Crie alianças: por vezes é útil pedir a indivíduos ou organizações relevantes que apóiem o evento; é sempre bom partilhar as informações e documentos.
·     Divulgue o evento: distribuição de panfletos, da colagem de posters em locais públicos, publicidade nos jornais (seção de “anúncios / eventos”), rádio local, divulgação em sindicatos, “campus” de universidades e centros religiosos através de cartas, mails e fax. Vale também a transmissão “boca-boca” - portanto peça aos seus apoiantes que telefonem a outros para que saibam do evento.
·     Torne a sua mensagem conhecida: garanta que a divulgação do evento transmita a mensagem planejada. Pratique, também, as respostas às questões freqüentemente colocadas.
·     Planeje a cobertura midiática: assegure-se de que escolheu um bom momento para a sua TV ou imprensa local e pense em formas de tornar o evento visualmente atrativo para inspirar os operadores de câmaras e fotógrafos;
·     Não esqueça dos equipamentos e faça arranjos com antecedência: cartazes, sistemas para falar com o público e cadeiras.
·     Captar recursos: solicite valores consideráveis ou peça donativos em gêneros (refrescos, tinta para cartazes, papel par panfletos, celulares para os organizadores, etc).  

Garanto que esta soma de ações previamente planejadas é uma ótima estratégia de marketing para atrair as pessoas em uma atividade sinérgica e garantir resultados positivos junto ao público-alvo.

terça-feira, 1 de novembro de 2011

A gestão de eventos requer conhecimento legal

Quando atuamos na área de eventos configuramos uma integração entre prestação de serviços, criatividade, boa vontade em atender as necessidades do cliente e claro, fazendo locação de produtos materiais e imateriais.
Para aperfeiçoar esta gestão a ideia é utilizar recursos como: planejamento estratégico, marketing, gestão de pessoal, e, principalmente, amparo na legislação para assegurar e garantir a realização do trabalho profissional.
Qualquer serviço prestado requer contrato que gera uma fonte de compromisso entre as partes, fixando conteúdos e expressando a vontade de ambas as partes. Assim, acontece o equilíbrio contratual, protegendo interesses e impondo limites.
Como gestora de eventos necessito estar capacitada e atenta as comemorações e festejos que me comprometo. Conforme o cliente é importante observar a interpretação dos contratos, pois é importante ajustar suas cláusulas segundo os objetivos a serem alcançados. Devo também observar que a realização de um evento pode ter implicações legais que inclui responsabilidades pessoais, civis e criminais para as partes envolvidas.
Sempre destaco aos meus clientes que para realizar um evento ao ar livre, as leis são relativas ao meio ambiente, à segurança e integridade física dos participantes, locais, materiais e pessoas.
A legislação atual pode inviabilizar um evento se não for preenchido vários requisitos, como preservação do espaço utilizado, conservação de parques, jardins, áreas verdes; poluição sonora, congestionamento de trânsito, riscos de sinistros como incêndio, desabamento, tumultos, e etc.
Em festas comunitárias, é de bom tom fazer um acordo com moradores locais, para a concordância de todos assumindo assim, um compromisso perante a sociedade.
Alguns eventos, mesmo de interesse de um grande número de pessoas, pode não ter boa aceitação junto aos moradores da região onde se realiza o evento o que acaba influenciando os órgãos públicos que detém o poder de conceder o alvará de realização do evento e pode inviabilizá-lo.

Fazer uma boa gestão em eventos requer o comprimento técnico para viabilizar contratações apropriadas ao que me proponho desempenhar.
Planejar e monitorar todas as ações e o desempenho pessoal exige uma demanda de responsabilidades.  O gestor é o responsável pelo acontecimento e este monte de informações é o começo para fazer a diferença entre o sucesso e o insucesso de um evento.