Desenvolver ações que possam garantir um amplo resultado

Quando menciono que um evento compõe um conjunto de atividades, quero dizer o quanto este acontecimento necessita estar inserido num amplo planejamento organizacional, não é algo isolado. Qual é a ideia do empreendedor? Não é aumentar ou recuperar o conceito da organização junto ao público de seu interesse? Pois pode funcionar também como instrumento integrador dentro de uma empresa.
Para muitos o conceito de evento é simplesmente a divulgação de uma organização, algo que chame atenção e que junte uma quantidade considerável de pessoas.
Mas para o Relações Públicas não é somente isso, a proposta de realizar um evento promocional (comerciais) ou institucional faz-se necessário um planejamento para traçar um objetivo para aquele evento.

Por isso juntei aqui algumas ações para apresentar e demonstrar como gosto de trabalhar:

·     Reunião de planejamento estratégico do evento; assegurar um grupo de pessoas que ficará responsável pelo seu desenvolvimento; comunicar as autoridades (por ex. policia de trânsito caso organize uma marcha) e providenciar um grupo de pessoas antes do evento e depois para preparar e limpar todo o local.
·     Crie alianças: por vezes é útil pedir a indivíduos ou organizações relevantes que apóiem o evento; é sempre bom partilhar as informações e documentos.
·     Divulgue o evento: distribuição de panfletos, da colagem de posters em locais públicos, publicidade nos jornais (seção de “anúncios / eventos”), rádio local, divulgação em sindicatos, “campus” de universidades e centros religiosos através de cartas, mails e fax. Vale também a transmissão “boca-boca” - portanto peça aos seus apoiantes que telefonem a outros para que saibam do evento.
·     Torne a sua mensagem conhecida: garanta que a divulgação do evento transmita a mensagem planejada. Pratique, também, as respostas às questões freqüentemente colocadas.
·     Planeje a cobertura midiática: assegure-se de que escolheu um bom momento para a sua TV ou imprensa local e pense em formas de tornar o evento visualmente atrativo para inspirar os operadores de câmaras e fotógrafos;
·     Não esqueça dos equipamentos e faça arranjos com antecedência: cartazes, sistemas para falar com o público e cadeiras.
·     Captar recursos: solicite valores consideráveis ou peça donativos em gêneros (refrescos, tinta para cartazes, papel par panfletos, celulares para os organizadores, etc).  

Garanto que esta soma de ações previamente planejadas é uma ótima estratégia de marketing para atrair as pessoas em uma atividade sinérgica e garantir resultados positivos junto ao público-alvo.

A gestão de eventos requer conhecimento legal

Quando atuamos na área de eventos configuramos uma integração entre prestação de serviços, criatividade, boa vontade em atender as necessidades do cliente e claro, fazendo locação de produtos materiais e imateriais.

Para aperfeiçoar esta gestão a ideia é utilizar recursos como: planejamento estratégico, marketing, gestão de pessoal, e, principalmente, amparo na legislação para assegurar e garantir a realização do trabalho profissional.

Qualquer serviço prestado requer contrato que gera uma fonte de compromisso entre as partes, fixando conteúdos e expressando a vontade de ambas as partes. Assim, acontece o equilíbrio contratual, protegendo interesses e impondo limites.
Como gestora de eventos necessito estar capacitada e atenta as comemorações e festejos que me comprometo. Conforme o cliente é importante observar a interpretação dos contratos, pois é importante ajustar suas cláusulas segundo os objetivos a serem alcançados. Devo também observar que a realização de um evento pode ter implicações legais que inclui responsabilidades pessoais, civis e criminais para as partes envolvidas.

Sempre destaco aos meus clientes que para realizar um evento ao ar livre, as leis são relativas ao meio ambiente, à segurança e integridade física dos participantes, locais, materiais e pessoas.

A legislação atual pode inviabilizar um evento se não for preenchido vários requisitos, como preservação do espaço utilizado, conservação de parques, jardins, áreas verdes; poluição sonora, congestionamento de trânsito, riscos de sinistros como incêndio, desabamento, tumultos, e etc.

Em festas comunitárias, é de bom tom fazer um acordo com moradores locais, para a concordância de todos assumindo assim, um compromisso perante a sociedade.
Alguns eventos, mesmo de interesse de um grande número de pessoas, pode não ter boa aceitação junto aos moradores da região onde se realiza o evento o que acaba influenciando os órgãos públicos que detém o poder de conceder o alvará de realização do evento e pode inviabilizá-lo.

Fazer uma boa gestão em eventos requer o comprimento técnico para viabilizar contratações apropriadas ao que me proponho desempenhar.

Planejar e monitorar todas as ações e o desempenho pessoal exige uma demanda de responsabilidades.  O gestor é o responsável pelo acontecimento e este monte de informações é o começo para fazer a diferença entre o sucesso e o insucesso de um evento.

1ª tarefa para realizar seu evento: escolher o local adequado

Antes de contratar o local para realizar o seu evento é importante conferir o lugar. Tudo deve estar de acordo com o que você está planejando.
É importante lembrar que neste espaço você vai precisar saber da capacidade máxima do local, até que horas a música deve ser desligada, quais são as referências do local, existe alguma restrição para decoração, o local possui seguranças, estacionamento e ar-condicionado, possui copa e quantos banheiros há no local. 

Posso citar algumas opções para realizar seu evento mas o ideal neste momento é evitar desperdícios e pensar em quanto você está disposto a pagar. São questões que devem ser muito bem pensadas antes de você contratar um local.
As cerimônias formais como formaturas, premiações ou outros tipos de homenagens onde os convidados fiquem sentados, a melhor alternativa é realizar estes eventos em auditórios.

Quando uma empresa deseja promover eventos como feiras, congressos e palestras são muito utilizados em Centro de convenções. Já os artistas gostam de se expressar promovendo eventos para expor suas obras, e nesta proposta a indicação é apresentar os vernissages artísticos em espaços culturais.
Em eventos corporativos ou sociais que são um pouco mais formal, o local pode ser em restaurantes, podendo assim oferecer aos convidados um momento onde poderão se reunir para comer e bater-papo.
Outra forma de organizar eventos são na maioria em clubes sociais que possuem salões de festa e muitos oferecem descontos para os sócios. Também muito usado para festas de formatura, casamentos e festas de debutantes.

Hoje existem bastantes espaços para festas e eventos.  Estes locais costumam serem os mais completos, geralmente eles oferecem roupa de mesa, louça, garçons e seguranças.
Muitos hotéis alugam salões de festas, salas e espaços para eventos empresariais. Geralmente são mais formais. Há a opção dos hotéis fazenda ou os à beira-mar, que alguns casais utilizam para realizar sua festa de casamento em meio à natureza.

Está em alta por quem preza a natureza, os Sítios e Chácaras para eventos  sociais e corporativos. Além de oferecer bastante espaço para organizar tendas ou lonas que servem de cobertura em eventos ao ar livre.

Nestes espaços também fica muito bacana integrar a cerimônia religiosa e recepção, para quem não faz questão de casar na Igreja. Outra vantagem em fazer casamentos no mesmo local é que os noivos facilitam a locomoção de seus convidados. Enfim, cada evento tem suas características e peculiaridades.

De acordo com as necessidades de cada momento, sejam formaturas, casamentos, aniversários, corporativas, festas em geral posso auxiliar no planejamento e ações pertinentes a cada modalidade.

É só descobrir qual é o seu desejo!

Evento social reuniu mais de 400 pessoas

Em comemoração aos 46 anos de emancipação política de Alvorada, aconteceu na noite de sábado, 17, o Baile Municipal. 

Estiveram presentes na festividade mais de 400 pessoas e contou com a animaçãoda Banda Audio 5.

Montagem das mesas

O evento, cuja renda foi revertida para ações sociais da APAE e Rotary Clube de Alvorada, reuniu a comunidade alvoradense na sede da Sociedade União.

Lounge montado na recepção para fotos e descanço dos convidados

Uma comissão composta por membros da Administração Municipal e sociedade civil se reuniu por meses para configurar a proposta de mais uma edição do Baile Municipal. Este evento integra as atividades comemorativas do aniversário município.

Prefeito Carlos Brum e Vice-Prefeito Giovani Garcia comemorando com suas esposas e entidades beneficiadas

Túnel de entrada para o salão

Realização do evento:

Decoração, Buffet e filmagem - HBF Eventos/Festas

Organização e cerimonial - Omega Comunicação e Eventos.

Mais um evento social - oba!

No próximo dia 17 de setembro acontecerá mais uma edição do baile de gala, em comemoração aos 46 anos de emancipação política de Alvorada. Configuro a comissão organizadora deste evento a mais de 07 anos e a proposta é a cada ano superar a expectativa dos convidados.

Este evento, cuja renda será revertida este ano à APAE e Rotary Clube de Alvorada, reunirá a comunidade alvoradense na sede da Sociedade União, sendo organizado por uma comissão composta por membros da Administração Municipal e sociedade civil e realizado pela OMEGA Comunicação e Eventos e HBF Eventos.

O buffet será servido pela Rosane de Assis e quem animará a noite será a Banda Audio5.

Presença garantida por convidados especiais: comerciantes, empresários, moradores e políticos da cidade. O Baile do Município tem a parceria da OMEGA Comunicação e Eventos com a Produtora HBF, e tenho convicção de que essa parceria é a chave do sucesso!

Evento no Castelo Kebach - Montenegro

O evento “Festa do Rei” que realizamos neste último sábado, um dos mais legais do no Castelo Kebach, abriu suas portas às 21h para quatro Bandas que simultaneamente se dividiram nos espaços internos e externos do castelo: Sunset Riders, Maquinados, Banda Richiardi & Black Limo e Rumbá.

Na linha de frente (recepção) estavam atores cênicos fazendo performance e desejando boas vindas aos convidados.
Agora o Castelo Kebach convida a todos para o evento que será também aberto ao público exclusivo de apenas 200 ingressos disponíveis com show musical e danças coreográficas no próximo dia 12 de novembro.
E este show terá um sabor especial de “Uma noite em Buenos Aires”, afinal é um espaço de entretenimentos culturais além de sociais e corporativos.
Mais imagens da FESTA DO REI no blog:

http://castelokebach.blogspot.com/2011/09/festa-do-rei-no-castelo-10-de-setembro.html

Notícia maravilhosa: grávidos de 04 meses

Recebi hoje um mail de uma noiva que atendi em dezembro. Fui cerimonialista deste casamento e hoje a notícia foi encantadora: eles estão grávidos de 04 meses de um meninão. Nossa, fiquei emocionada!!!

A noiva me escreveu contando a novidade e lembrei-me de compartilhar com vocês, dois vídeos que elaborei e foram exibidos na recepção do casamento. Esta festa aconteceu na própria residência dos pais da noiva onde eles receberam muitos amigos e familiares.

Para compor os vídeos, fizemos uma seleção de imagens escolhidas pelos noivos. Já na homenagem, a noiva cantou no estilo karaokê para o noivo e lógico, foi lindo e ele "babou".

O noivo já tinha se desmanchado na entrada da cerimônia religiosa que tivemos que acalmá-lo com água e apoio psicológico... normalmente eles é que precisam ser mais acompanhados emocionalmente do que as noivas. Por incrível que pareça, eles são muito mais emotivos nesta entrada na igreja.

O casal Aline & Jailton ficarão em meus arquivos como noivos especiais, tanto que postei os vídeos no you tube pra compartilhar e como modelo de criatividade:

Homenagem da noiva Aline para o Jailton (noivo).

E aqui vai o outro vídeo da retrospectiva apresentada também na noite do casamento, depois do brinde e antes da valsa:

Seleção dos melhores momentos dos noivos

Este atendimento e prestação de serviços é muito gostoso elaborar, pois acompanho ainda mais os detalhes e acabo conhecendo um pouco melhor o perfil dos noivos.

O mais novo espaço para realizar seu sonho

Quero apresentar aqui no blog o mais novo espaço de eventos da região metropolitana. Este lugar é um sonho, acreditem! Fica próximo de Porto Alegre, um cartão postal da cidade de Montenegro – o Castelo Kebach está de portas abertas para seu evento.

Com sua arquitetura medieval e requintada, o novo ambiente é rico em detalhes e oferece toda a infra-estrutura para os mais diversos eventos.
O Castelo Kebach que é localizado no campo, sem stress urbano, oferece cozinha totalmente equipada e  industrial com churrasqueira e toda a infra-estrutura para os mais diversos eventos. Também possui um Lounge com lareira para realizar coquetéis ou degustar um vinho com os amigos no inverno.
É o lugar ideal para a realização de cerimônias religiosas, pois possui uma capelinha, carroagem com cavalos brancos e na sequência oferecer uma recepção para os convidados.
Um espaço para 250 pessoas e que proporciona eventos que integram shows com músicas clássicas (violão e Harpa) e números coreográficos (boleadeiras e danças étnicas).

Para assessorar qualquer tipo do evento, conte com a OMEGA Comunicação e Eventos. Organizar um evento não é tarefa fácil. Cada festa é cercada de detalhes do início ao fim.  Para que tudo saia conforme o sonho idealizado, é importante ter uma assessoria para coordenar e integrar todos os fornecedores contratados e garantir o sucesso do seu evento.

Oferecemos um serviço de assessoria completa, pois contamos com uma equipe especialmente treinada e capacitada para prestar todo o suporte necessário, oferecendo tranqüilidade aos clientes.

Ficou com água na boca? Passa lá no blog do Castelo pra espiar mais um poquinho deste espaço diferente: http://castelokebach.blogspot.com/

Pesquise para conhecer seu público-alvo

Atual desenvolvimento: estou trabalhando em um projeto que irá me mostrar as necessidades de uma comunidade.
Já iniciei a metodologia do trabalho, onde estou me organizando para intervir com a estrutura social, e com suas relações sistemáticas numa conjuntura maior.
Se eu fizer um planejamento organizado, com estratégias que visem o bem estar da comunidade, vou descobrir as idéias deste público que me interessa.

Além disso, com o uso dos resultados da pesquisa, vou garantir que as intervenções planejadas sejam baseadas na realidade dos moradores, em suas necessidades e prioridades. Desta forma, posso conseguir recursos que ajudem com o processo de organização comunitária que pode já existir, mas não funcionar do jeito que eles desejam. Os líderes comunitários me servirão como fonte de informações, e assim, vou penetrar na comunidade para conhecer suas opiniões.

Com esta bagagem de conhecimento e banco de dados, será mais fácil implantar novos projetos sociais, culturais e poder ofertar dados para minhas ideias profissionais corporativos. Este aproveitamento de Marketing Institucional dentro das empresa surte um efeito e tanto.

Estou no processo inicial, e já tive uma contribuição de uma colega linda e muito profissional, Aline Isaia Splettstosser (RP)..., e como ela já trabalhou com muuuuuuuuuuuuitas comunidades, não pude deixar de consultá-la.
A experiência só traz vantagens e reforça o processo em andamento. bj querida e obrigada Aline!
No decorrer do trabalho, vou relatando as próximas etapas deste projeto.....qualquer contribuição ou sugestão.....sempre será bem vinda!

Apresento uma proposta temática - Casamento Medieval

Qualquer ideia diferente para realizar uma cerimônia de casamento é bem vinda. Unir a ideia temática e concretizar este sonho em um lugar que combine com a proposta, ficaria perfeito. Utilizar a imaginação com um casamento medieval em um castelo de verdade. Vai aí a sugestão, pois este lugar existe a 70Km de Porto Alegre. Dá uma espiada no blog: http://castelokebach.blogspot.com/
Pesquisas históricas apresentam que foi durante a Idade Média que surgiram as primeiras leis do casamento. Durante a segunda metade do século XI foi decretado que nenhum pai deveria permitir que a sua filha se juntasse a um homem sem haver a bênção de um sacerdote. Neste período da Idade Média os principais personagens eram Joana d’Arc, William Tell ou Lady Godiva. Baseado em dados sobre este tema, configurar um casamento inspirado na era medieval fica muito interessante e romântico.
Ao inciar o planejamento dos preparativos, logo se pensa no número de convidados e conseqüentemente, na confecção dos convites. 

Algo bem acessível seria  obter papel que imite um pergaminho, em tons de bege ou pérola. Para ficar mais autêntico, dá para queimá-los em volta , assim produzir um ar de antiguidade. Enrole-os e depois use uma fita ou então recorra a um lacre personalizado com as iniciais dos noivos. Bem bacana, né? Em pequenos detalhes que já iniciamos a personalizar a identificação visual.

Outra dica é a música típica da hera medieval: a harpa. E para animar a festa contratar artistas com técnicas de arte circense, desde bolas e massas ao cuspir fogo, espadas de fogo, tochas, correntes e o que mais combinar com a proposta. E para tornar o ambiente ainda mais medieval procure trajes da época para todos os empregados, pois isso colocará a festa no espírito da época. Os convidados irão realmente se sentir como se tivessem voltado no tempo, ou como elenco dos filmes de Robin Hood. Além da roupa, apostar em tochas e velas que darão um clima 100% medieval.
Os vestidos medievais mostravam generosamente o colo, eram bastante acinturados e muito compridos. Na era medieval se usava flores de laranjeira. Para o buquê e decoração é uma ótima opção para configurar os detalhes e enfeites.
Na Idade Média as noivas não casavam de branco mas se quiser manter a tradição então opte por um vestido elaborado com um tecido rico como o veludo. Pode optar por um vestido azul claro, bege ou champagne, combinando-o depois com acessórios, como uma faixa larga na cintura, em cores fortes como o vermelho, a cor de vinho ou o azul.

Se quiser seguir a risca o casamento medieval, na hora de formular o cardápio do buffet, por exemplo, aposte em carnes de javali, faisão ou o peru que podem ser perfeitamente acompanhados com castanhas e arroz. A sobremesa pode ser mesmo o tradicional bolo dos noivos ou somente cupcakes que estão sendo utilizados como lembranças de casamento e muitas vezes substitui o próprio bolo. E se na hora o noivo aparecer com uma espada ao estilo cavaleiro e cortar a primeira fatia, não vai faltar mais nada para o seu casamento medieval.

Seguramente todos esses detalhes farão com que esta festa seja memorável que ficará não só na lembrança do casal, mas principalmente os convidados nunca se esquecerão de momentos tão lindos e agradáveis. Podemos compor esta estrutura e fazer tudo conforme os noivos desejam, e com a “cara” do evento temático.