Dicas de como organizar Eventos Corporativos

Muitas empresas perceberam que, além da publicidade, os eventos também são responsáveis por fortalecer a organização e fidelizar o cliente. São formas estratégicas de explorar melhor o conceito da marca.
Os eventos corporativos são motivos para divulgação nas mídias, vendas e ações de relacionamento com clientes e forncedores.
Ah, as empresas que organizam seu calendário facilitam o planejamento no momento de assessorar na organização dos eventos corporativos.
Abaixo inseri alguns detalhes para a organização:

1) O primeiro passo é definir o tema central do evento e seus objetivos principais.

2) Defina o conteúdo programático, e com isso, o tempo necessário. Cuide para que os horários sejam cumpridos e analise a necessidade de intervalos entre as apresentações.

3) Faça estimativas de custos e verifique a disponibilidade de verba.

4) Defina a data do evento, certificando-se de que não entrará em conflito com outras atividades.

5) Verifique quais departamentos poderão ser envolvidos na organização e antecipe solicitações com prazos definidos.

6) Preocupe-se com os materiais gráficos: banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros.

7) Faça uma lista dos equipamentos necessários: microfones, projetores, computadores, flip- chart, tela, impressora, TV, DVD, etc.

8) Faça convites e, se possível, especifique a programação completa do evento e traje adequado, quando houver necessidade.

9) Dentre os participantes que virão de longa distância, cuide da hospedagem próximo ao local do evento e sua locomoção.

10) Escolha o tipo de acomodação de mesas e cadeiras considerando o número de participantes e o tipo de evento.

11) Cuide dos bastidores: verifique se é necessário recepcionistas, operadores de vídeo, som, luz e foto.

12) Defina o tipo de alimentação: considere sempre ter água e café à disposição em qualquer horário, e além disso, café da manhã, almoço, jantar, ou apenas intervalos curtos com coffee break.

13) Defina o tipo de decoração.

14) Dê instruções detalhadas a todos os fornecedores e tenha em mente que imprevistos poderão ocorrer.

15) Faça uma pesquisa entre os convidados a fim de conhecer seu grau de satisfação.

16) Emita um relatório considerando todos os indicadores para concluir se os objetivos foram alcançados e qual foi o desempenho da equipe. 

Mas para tudo isso é necessário ter um excelente planejamento e muita atenção nos detalhes, pois precisam ser sucintos para oferecer a estrutura ideal.