Reunião dialogal - baseada na informação, no questionamento e na discussão

Neste estilo de evento é fundamental se preocupar com a divulgação confeccionando material gráfico e planejar a abrangência e os pontos regionais de interesse ao evento, na composição do tema ofertado. 

Sempre é bem vindo oferecer ao público já na chegada distribuir material para anotações, brindes, informações sobre o palestrante, trabalhos expostos do profissional na entrada do auditório (painéis com fotos).

Estruturar uma palestra requer recursos audiovisuais: estar ciente do que será necessário para a data do evento, sonorização, iluminação, computador, data show, microfone, máquina fotográfica, alguém que fique responsável e saiba manusear todo o equipamento, etc.

Antes de iniciar a palestra é sempre bom manter a música alta e quebrar o clima com silêncio para dar início a apresentação da palestrante.

O cerimonialista, que além de oferecer o papel de Mestre de cerimônias pode conduzir o evento, posicionar as corretamente, organizar e disponibilizar as águas p/ palestrante e convidados, mesa, cadeiras, disposição dos materiais no palco.

Existem muitas formas de instigar a platéia em participar e interagir durante o evento, no propósito de proporcionar a comunicação com o palestrante, por exemplo:

Ex.1: No início da palestra, agitar os participantes com interatividade desinibição, oferecendo brinde (bala, livros, material de patrocinadores, etc.) p/ quem responder algo referente ao material publicado do palestrante, ou do próprio tema discutido.

Ex.2: Abertura artística com teatralização – encenar algo sobre o assunto abordado;

E tantas outra idéias que possam surgir e organizar com criatividade e em conjunto com o contratante que deseja que seu evento seja muito bem falado.

Bem após a palestra pode-se oferecer um coquetel aos convidados, uma reunião social prática e rápida, em que as pessoas fiquem em pé, circulando por entre vários grupos, estimulando a comunicação entre as pessoas. Um ótimo motivo para homenagear e interagir com o palestrante, convidados e públicos em geral. Esta oportunidade e trânsito permitem reunir as pessoas, no final do evento, sem dar muito trabalho aos anfitriões.

Falando em coquetel: este tipo de encontro pode ser oferecido um cardápio simples com patês, torradas, petiscos, salgadinhos quentes, drinks variados e diferentes.

Costuma-se resumir o coquetel em quatro S:

• Surgir: ser pontual é ponto de honra na vida social;
• Saudar: saber se apresentar, compor-se, ter entrosamento;
• Sorrir: apresentar espírito de festa, ser agradável;
• Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em coquetéis, nunca ultrapassar duas horas.

Não podemos esquecer-nos de inserir dentro do planejamento um relatório e a cobertura do evento - Fotografia (fotografia e vídeo), são registros que servirão pós evento.